云南司法警官职业学院
关于印发学生学籍档案管理办法的通知
各系、各部门:
为加强我院学生学籍档案资源建设，做好学生学籍档案材料的收集归档工作，更好地为学院管理和社会需要服务，根据《高等学校档案管理办法》、《云南省档案条例》、《云南省高等学校学籍档案管理办法》等法规规章，结合学院实际，经2014年10月21日院长办公会研究决定，我院制定了《学生学籍档案管理办法》。现印发给你们，请遵照执行。
附件：云南司法警官职业学院学生学籍档案管理办法
云南司法警官职业学院
2014年11月5日
附件
云南司法警官职业学院
学生学籍档案管理办法
第一章 总则
第一条 学生学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录。它是学生在校期问的学籍、成绩和毕(结)业等情况的重要凭证，是学院档案的重要组成部分。
第二条 学生在读期间，各系应将学生学籍档案材料及时收集、整理、归档、保存。
第二章 归档范围、保管部门及代管期限
第三条 学籍档案的归档范围、保管部门：
（一）新生录取名册或者录检表，由教务处提供交档案室保管；
（二）学籍簿或者学籍卡，由教务处提供交档案室保管；
（三）学籍变动材料，由教务处提供交档案室保管；
（四） 学生参加各种竞赛之后，获奖名单（含成绩）的文件原件或复印件、扫描件，由组织参赛的部门通过院办交档案室保管；学生参加各种竞赛之后，获奖证书(奖杯)的原件或复印件、扫描件（照片），由各系装入学生学籍档案；
（五） 优秀学生、优秀学生干部名单及表彰文件，由学生工作处交档案室保管；优秀学生、优秀学生干部的奖状，由学生工作处装入学生学籍档案；
（六）学生实习鉴定，由各系收集，教务处装入学生学籍档案；
（七） 学生惩处材料，由各系装入学生学籍档案；
（八）毕业生登记表。教务处提供《普通高等教育毕业生登记表》一式二份，由各系组织填写后，一份装入学生学籍档案，另一份在毕业生毕业前一个月内交教务处收集存档。
（九）学生毕业证书或结业证书发放名册，由教务处提供交档案室保管；
（十）《报到证》。就业指导办公室提供毕业生《报到证》，各系组织填写后归入毕业生本人档案，作为身份变化的依据。
（十一）学生组织关系。入党申请书、党课培训材料、积极分子材料等，按照学院政治部的要求，归入档案；团员学生的入团申请表等，按照学院政治部及团委的要求，归入档案。
（十二）其他具有保存价值的材料，由相关部门整理、归档。
第四条 学院代管毕业生学籍档案时限为2年，期满由就业指导办公室以机要方式转回生源地档案主管部门。毕业生在离校后2年内，就业指导办公室提供档案调取和档案状态查询的服务。
第三章 收集与整理
第五条 各系设置兼职档案管理员，做好学生在读期间学籍档案（含电子档案）的收集、归档工作，做好学生毕业后的档案材料装袋工作。
第六条 学籍档案以届、专业、分队为单位进行分类整理。
第七条 学籍档案整理的质量要求
（一）归档的学籍档案材料应为原始资料，审批手续完备，确保档案材料的真实、准确、有效；
（二）学籍表中的照片应为原件；
（三）学生休学、退学、复学、转学、转系等情况要在学籍表中注明；
（四）毕业审查栏目中，要填写毕业审查评定结果并加盖公章；
（五）书写工整、图表清晰，载体和字迹材料均应符合档案耐久性保存要求；
（六）电子档案与纸质档案双套保存，确保内容一致。
第八条 学院应逐步建立学籍档案信息系统，搭建统一的电子学籍信息平台，提高学籍档案管理水平，使学籍档案管理更加科学化、规范化。
第四章 归档与移交
第九条 学生学籍档案应当在学生毕业当年的7月底前完成装档、清单填写、密封工作，12月底前完成学生学籍档案在学院内部的移交工作。
第十条 各系应填写档案移交清单一式二份，随学籍档案一并移交就业指导办公室、教务处，交接双方在清单上签字并各保存一份备查。
第十一条 电子版本的学籍档案材料与纸质材料同步归档，实现硬盘保存，一式三套，分别保管。
第五章 利 用
第十二条 学院应重视学籍档案的开发利用工作，逐步建立健全学籍档案检索工具，方便查找和利用，更好地为学院教学、管理服务，为社会服务。
第十三条 查阅学籍档案应持有效证件及相关证明，办理相应手续。摘抄、复制学籍档案内容及出具学历证明、学生成绩单等，应加盖学籍档案管理部门公章，方为有效。
第十四条 学籍档案一般就地查阅，不得外借。
第六章 监督管理
第十五条 学院加强对学籍档案管理工作的监督和检查，建立定期检查档案制度，及时研究解决档案管理工作中存在的问题。
第十六条 专兼职档案工作人员要忠于职守、熟悉业务，认真负责地做好学籍档案管理工作。
第十七条 学院要加强学籍档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家标准的档案存放环境，确保学籍档案安全。
第十八条 对涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要依法追究责任，严肃查处。
第七章 附则
第十九条 本办法自公布之日起施行。